ROYAL/CRP PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
Es el software de correspondencia que permite automatizar las actividades de envío y recepción de documentos a través de la digitalización electrónica, las cuales se pueden procesar, normalizar y distribuir dentro de las disposiciones legales vigentes para el manejo de comunicaciones oficiales tanto en empresas públicas como privadas. A continuación enumeramos las diferentes características del módulo de correspondencia:
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A) Radicación de la correspondencia
Este módulo permite la captura de los diferentes tipos de correspondencia:
- Entrante
- Saliente
- Interna
- No radicable
Para cada tipo de correspondencia el software maneja las diferentes estructuras que permiten su captura:
- Entidades externas
- Áreas de la empresa
- Usuarios asignados a cada área
- Tipos de trámite.
- Datos adicionales como: Asunto, fechas, firmante, etc.
- Departamentos
- Ciudades
Se puede tener tantas ventanillas de radicación como se desee, pero el software maneja un único sistema de radicación el cual es parametrizable en cuanto a su presentación.
B) Canastilla de trabajo
Este es el módulo WEB a través del cual el usuario final consulta la información y puede interactuar con la CORRESPONDENCIA. El usuario puede ver todo el registro generado en el momento de la radicación y además puede consultar los documentos capturados que están relacionados con el radicado actual.
Algunas acciones posibles son:
- Reenvío: Esta acción permite que el usuario haga participe a otro usuario sobre el radicado. Lo anterior no implica cambio de responsabilidad.
- Delegación: Esta acción hace partícipe a otro usuario sobre el radicado, delegándole la responsabilidad sobre el mismo, es decir que si el radicado exige una respuesta este deberá responderlo dentro de los términos estipulados por el tipo documental.
- Firma de Documentos: Maneja el concepto de firma digital o en su defecto la firma electrónica.
C) Administración
Permite la creación y actualización de las estructuras básicas del sistema como son la creación de usuarios, creación de perfiles, configuración de notificaciones, configuración de escalamientos, configuración de los tiempos límites de respuesta para documentos especiales, etc.
D) Reportes
Permite la creación de reportes y dar seguimiento de lo sucedido en la entidad con respecto a los diferentes tipos de correspondencia:
- Correspondencia de entrada
- Correspondencia de salida
- Correspondencia interna
E) Servicio de notificaciones y escalamiento
El sistema revisa continuamente documentos que pasen el umbral permitido para notificaciones. El anterior umbral es definido para cada tipo documental. Cuando se encuentran documentos que sobrepasan estos límites el sistema envía correos electrónicos a los usuarios involucrados: el usuario que tiene el radicado debe responderlo, de no hacerlo, el sistema realiza el correspondiente escalamiento.
El correo electrónico es enviado usando SMTP y estándar HTML, lo cual permite que desde el mismo sistema de correo se ingrese a la canastilla de trabajo y al radicado exacto.