ROYAL/ERDMS (Electronic Records and Documents Management System)
Permiten la administración electrónica de todos los archivos documentales generados y manejados dentro de una organización.
Se entiende por archivo documental todas aquellas formas de producción de información tales como: datos, voz, sonido, video e imágenes, disponibles a través de papel, archivos de procesadores de palabra, hojas electrónicas, mail, fax, reportes, listados, planos, documentos de Internet (PDF), fotografías, cintas magnéticas de video y datos e imágenes microfilmadas, entre otros.
Con ROYAL/ERDMS, se crea el árbol de la estructura documental de su entidad permitiendo manejar el contenido empresarial por Fondo, Subfondo, Series y Subseries documentales, Registros, entre otros. Al manejar una estructura documental, se automatiza la clasificación de los documentos lo que hace que la administración de su archivo sea mucho más eficaz y segura y cumpla con los estándares que rigen al Enterprise Content Management.
Sistema de Administración
El sistema de administración controla todos los parámetros que determinan el funcionamiento de ROYAL/ERDMS Básico. Optimiza la clasificación de sus documentos mediante la implementación del B.C.S. (Business Clasification Scheme), seguridades, usuarios y privilegios, permite la administración de documentos sin importar su formato, inclusive permite la administración de registro de un documento físico que no se encuentra digitalizado, maneja reportes de gestión, entre otros.
Sistema de Consulta
Este sistema fue diseñado para la recuperación inmediata de los documentos capturados (imágenes, documentos OLE, fax, mail, sonido, video) y su respectiva visualización, exportación, impresión y empaquetado.
Reportes
Permite la creación de reportes y dar seguimiento a las actividades y transacciones que se realizan con los documentos electrónicos dentro del sistema, mostrando la trazabilidad.